Es geht um unsere Lebenszeit!
Ein immer wiederkehrendes Problem ist die Dauer und Ineffizienz von Besprechungen. Zumeist werden „unausgesprochene Teamkonflikte“ dahinter vermutet. Ich kann dem natürlich nicht einfach widersprechen – denn es könnte ja wirklich so sein. Aber bevor ich mich mit Teamkonflikten beschäftige, sollte ich sicher sein, dass wenigstens minimale Rahmenbedingungen für effiziente Besprechungen geschaffen wurden.
Die fünf unverzichtbaren Elemente einer guten Besprechungskultur sind:
1. Eine Person ist zuständig für die rechtzeitige Zustellung der Tagesordnung an jeden Teilnehmer. (Email, Fach u.a.)
2. Alle Tagesordnungspunkte sind so formuliert, dass ich, so ich will, mir im Vorfeld dazu Gedanken machen kann. Also nicht: TOP 6 – Eröffnungsveranstaltung! Sondern: TOP 6 – Bericht über die Eröffnungsveranstaltung oder TOP 6 – Diskussion über das Schwerpunktthema der Eröffnungsveranstaltung oder TOP 6 – Wer soll zur Eröffnungsveranstaltung eingeladen werden?
3. Allen Tagesordnungspunkten ist eine angestrebte Zeitdauer zuzuordnen und eine Name – denn jemand hat den Besprechungspunkt eingebracht und damit auch Verantwortung dafür übernommen. Derjenige hat sich auf die Besprechung vorbereitet und stellt das Thema oder sein Anliegen kurz vor.
4. Ein Ergebnisprotokoll wird erstellt, dem zu entnehmen ist, wer bis wann was zu erledigen hat. Jeder Teilnehmer erhält diese Protokoll.
5. Jede Besprechung fängt mit der Durchsicht des letzten Protokolls an. Der Moderator fragt die einzelnen Arbeitsaufträge ab und die Verantwortlichen berichten kurz. Sollte sich daraus ein größerer Diskussionsbedarf ergeben, wird das Thema notiert und nach der Runde besprochen, wie damit verfahren werden soll.
Je nach Unternehmens- oder Teamkultur kommen natürlich noch weitere Regularien dazu: Soll die Moderation rotieren? Wer macht die Tagesordnung? Wer steuert wie viel bei? Braucht es vielleicht eine Zeit lang einen „Zeitnehmer“, der auf die Einhaltung der veranschlagten Zeiträume achtet? Was tun wir, wenn wir nicht fertig werden?
Und erst, wenn trotz guter Rahmenregelungen Teamsitzungen nicht in angemessenen Zeiträumen zu Ergebnissen führen oder sich tatsächlich keiner an die gemeinsamen Regeln hält, erst dann suchen wir gemeinsam nach tiefergehenden Gründen.